SAHABATKALTIM, KUKAR : Kesadaran akan pentingnya arsip mulai tumbuh di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan pemerintah desa di Kutai Kartanegara (Kukar). Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar pun terus mendorong percepatan penyerahan arsip tak aktif sebagai bagian dari upaya menata ulang sistem dokumentasi daerah secara lebih profesional.
Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Desianti, mengatakan bahwa proses penyerahan arsip kini berjalan lebih terstruktur. “ Ini merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis yang sudah tidak aktif dan siap untuk proses selanjutnya,” jelasnya.
Arsip yang diserahkan umumnya memiliki intensitas penggunaan yang rendah atau sudah melewati masa aktif. Setelah penyerahan, arsip akan masuk tahap penilaian oleh tim khusus untuk diproses penyusutan hingga pemusnahan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dengan batas usia minimal sepuluh tahun.
“Tujuan akhirnya adalah menciptakan pengelolaan arsip yang tertib, efisien, dan terencana. Kukar sendiri sudah cukup baik, bahkan meraih juara pertama lomba Mars Kearsipan se-Kaltim. Tapi kami ingin dorongan ini lebih merata, agar semakin banyak OPD aktif dalam siklus penyerahan dan pemusnahan arsip,” katanya.
Dari total 59 OPD yang ada, Diarpus Kukar menargetkan lebih dari separuh telah menyerahkan arsip tak aktif pada tahun 2025. Tak hanya menyasar instansi kabupaten, pengelolaan arsip juga mulai diperluas hingga ke desa dan kelurahan. Meski belum seintens OPD, desa juga diharapkan punya kesadaran dalam merawat dokumen strategis.
“Setiap hari OPD pasti menghasilkan arsip, baik surat menyurat, laporan kegiatan, hingga dokumen perencanaan seperti RKA atau Renstra. Jadi harus ada perencanaan yang berkelanjutan untuk penanganan arsip ini,” ujarnya.
Untuk menunjang pengelolaan, Diarpus telah membagi penyimpanan berdasarkan klasifikasi arsip. Arsip vital dan statis—yang bernilai sejarah—disimpan di Depo Arsip Jalan KH Dewantara, sementara arsip aktif dan dinamis dikelola di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di kawasan Bukit Biru. Sementara unit pengelola arsip di masing-masing OPD dikenal sebagai record center.
Dengan tertib arsip, Pemkab Kukar menyiapkan pondasi administrasi pemerintahan yang lebih rapi, transparan, dan akuntabel. “Ini bagian dari transformasi pelayanan publik juga. Arsip itu bukan sekadar tumpukan dokumen, tapi aset informasi yang mendukung pembangunan,” tutupnya. (adv/ely)
